Es posible que hayas oído hablar del workforce management. Es un concepto que está a la orden del día y que cada vez más empresas tienen en consideración. Pero, ¿qué significa y qué tener en cuenta? ¡Lo vemos!
¿Qué es el Workforce management y qué tener en cuenta?
El Workforce Management significa “gestión de la fuerza laboral”. Es una disciplina que se enfoca en la planificación y gestión eficiente de los recursos humanos en una organización.
El objetivo principal del workforce management pasa por optimizar la productividad y la eficiencia al alinear la disponibilidad de personal con la demanda laboral. Esto permite conseguir una gestión perfecta, siendo más productivos y haciendo que todo funcione mejor.
Aspectos fundamentales a tener en cuenta
Muchas empresas persiguen este objetivo de poder alinear la disponibilidad del personal con la demanda laboral en todo momento, de tal forma que se consigan optimizar los costes y tener una mejor productividad.
Para conseguirlo, debes tener en cuenta los siguientes aspectos:
#1 Planificación de la fuerza laboral
En primer lugar, hay que determinar el número de empleados que son necesarios en cada departamento o área de la organización.
Cuando se crea una empresa desde cero, sin conocimientos o experiencia previa, es algo que no es nada fácil de determinar. De hecho, muchos empresarios contratan solamente a un par de trabajadores y van incrementando la plantilla a medida que ven que les hace falta. Así no contratan a más gente de la que realmente necesitan.
Lo ideal, pasa por establecer los horarios de trabajo y realizar las asignaciones de personal adecuadas. El poder echar mano de los datos históricos, saber calcular la demanda y las tendencias del mercado, es clave para acertar. Por eso es importante tratar de tener esta información a mano para planificar correctamente la fuerza laboral.
La alternativa, es ensayo-error. Si no se tienen datos históricos, sabemos que puede resultar complejo determinar el número de trabajadores que se van a necesitar. Por eso en ese caso es recomendable ir de menos a más; es decir, contratar a trabajadores en función de la demanda.
#2 Gestión del tiempo laboral de los trabajadores
En el workforce management, el siguiente aspecto a tener en cuenta es el seguimiento y control del tiempo laboral de los empleados.
Para hacerlo bien, lo ideal pasa por incluir el registro de la hora de entrada y salida, los permisos laborales, las vacaciones y otras ausencias. Para evitar confusiones o malentendidos, esto se debe realizar a través de sistemas y herramientas que faciliten la recopilación precisa de esta información.
#3 Programación de los turnos
Otro de los aspectos claves en el workforce management, tiene que ver con la programación de los turnos de trabajo para los empleados. Esto significa la creación de horarios de trabajo equitativos y eficientes, teniendo en cuenta los requisitos operativos y también las necesidades de los empleados.
Esto es clave porque ayuda a evitar el exceso o la falta de personal en determinados momentos donde realmente no hay tanto trabajo para cubrir la demanda de personal. Por ello, se pueden considerar factores como la disponibilidad de los empleados y las habilidades, entre otros.
#4 Gestión de la carga de trabajo
Otro aspecto importantísimo si una empresa busca hacer bien las cosas, pasa por equilibrar la carga de trabajo entre los empleados de manera justa y eficiente.
Sabemos que al principio puede no ser fácil, sobre todo si se carece de experiencia en el sector o es la primera vez. Por ello, debes tratar de asignar tareas y responsabilidades de manera equitativa, considerando las habilidades y la capacidad de cada empleado, para evitar el agotamiento o la sobrecarga laboral.
Esto último siempre ha sido un aspecto muy olvidado, pero que cada vez se tiene muy en cuenta. Un ambiente de trabajo óptimo siempre es mejor para los trabajadores, así como sentirse cuidados y satisfechos en su puesto de trabajo. Si están contentos, rendirán más y no querrán irse a la competencia.
#5 Gestión de la productividad
Por último, pero no por ello menos importante, en el workforce management también se debe hacer un correcto seguimiento y análisis del desempeño laboral de trabajo hecho y de los trabajadores.
Esto se debe hacer con el objetivo de identificar áreas de mejora y así proceder a optimizarlas. Para ello, se pueden medir y analizar indicadores clave de rendimiento (KPI) relacionados con la productividad y la eficiencia del personal, y tomar medidas para mejorarlos.
Conclusiones
El Workforce Management es todo beneficioso para tu negocio. Es clave a la hora de hacer que un negocio funcione y esté bien optimizado, maximizando la productividad y así consiguiendo los mejores resultados posible; con un equilibrio saludable entre la carga de trabajo y el bienestar de los empleados.
En muchos casos necesitarás un buen software donde registrarlo todo, para que ninguna tarea de recursos humanos se te escape por alto.
¿Te ha quedado alguna duda?
