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Software de gestión de tiempos y control horario en la empresa

¡Simplifique el control de ausencias y presencia laboral y optimice la eficiencia diaria!

Gracias a los terminales de fichaje en el trabajo y el software de Gestión de tiempos Kelio, facilite el control horario y la asistencia de sus trabajadores y optimice su organización de trabajo, respetando sus obligaciones legales.

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¿En qué consiste la gestión de tiempos y actividades?

Se conoce como «gestión de tiempos y actividades» al conjunto de procesos de seguimiento y de control de la duración del trabajo en una empresa u organización. Su finalidad reside en consolidar los elementos variables de nómina a final de mes —horas de trabajo realizadas, vacaciones consumidas o adquiridas, ausencias— necesarios para la elaboración de los certificados de nómina.

A menudo, se asimila al seguimiento del tiempo de presencia de los colaboradores durante un periodo determinado.

No obstante, la GTA en realidad abarca todos los procesos interdependientes de gestión del tiempo de trabajo en una organización: seguimiento del tiempo de trabajo, gestión de ausencias, planificación horaria, seguimiento de las horas extras, etc.

Por analogía, el término «gestión de tiempos y actividades» se utiliza comúnmente para hacer referencia a las soluciones de software de RRHH que permiten un seguimiento completo de los tiempos de trabajo y de las ausencias del personal de una organización.

Seguimiento del tiempo de trabajo

¿Por qué controlar la presencia laboral y la gestión del tiempo en el trabajo en su organización?

Un seguimiento fiable del control de presencia de los trabajadores es indispensable para la gestión de cualquier organización. La gestión de tiempos permite:

  • Cuantificar y calcular los tiempos de presencia de los empleados, con el fin de extraer todos los datos necesarios para la realización de las nóminas.
  • Gestionar las vacaciones y otras ausencias, previstas o no.
  • Seguimiento preciso de los tiempos de trabajo dedicados a sus diferentes actividades, con el fin de realizar su seguimiento analítico, mejorar su productividad y organizar sus planificaciones de trabajo.
  • Velas por el cumplimiento de sus obligaciones reglamentarias en términos de seguimiento de los tiempos trabajados y de los derechos de sus empleados.
  • Verificar la equidad de los horarios entre empleados y velar por el bienestar en el trabajo.

Hoy en día, gracias al software control de tiempos de trabajo de Kelio, es posible simplificar la puesta en marcha de soluciones modernas de fichaje y de software automatizados, diseñados para recoger y calcular los tiempos de presencia.

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¿Qué ventajas ofrecen los softwares de Gestión de tiempos y actividades?

Como su propio nombre indica, la Gestión de tiempos y actividades ofrece una doble ventaja:

  • Por un lado, permite la recopilación, el seguimiento y el cálculo del tiempo de trabajo de los colaboradores.
  • Y por otro, permite el seguimiento del tiempo de trabajo separándolo por actividades, servicios, proyectos o cualquier otra forma de organización.

Así, la gestión de tiempos y actividades es mucho más que un simple software de control del tiempo de presencia. Los sistemas de gestión de tiempos han evolucionado en favor de la optimización de los recursos humanos gracias a una serie de herramientas de asistencia a la planificación, de análisis de la rentabilidad de las actividades y de soluciones de gestión de ausencias.

Hoy en día, la gestión de tiempos es uno de los principales desafíos a los que deben hacer frente los departamentos de RRHH, ya que permite cumplir con las obligaciones legales y agilizar la gestión organizativa de los colaboradores, todo ello con el fin de mejorar la eficacia y de garantizar el bienestar de los empleados en el trabajo.

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¿Qué funciones ofrecen las soluciones de gestión de tiempos?

Las funciones típicas de un sistema de gestión de tiempos y actividades son las siguientes:

Las soluciones de GTA más avanzadas, como el software Kelio, ofrecen también funciones complementarias, como las siguientes:

  • Declaración de presencia de directivos con periodos computables sin datos de fecha y hora
  • Seguimiento del teletrabajo individual y por equipo
  • Gestión de misiones
  • La gestión de transferencias de cuenta
  • Parametrizaciones avanzadas de adquisición de vacaciones, primas, horas de recuperación, etc.
  • Y más...

Además, la GTA no es más que una parte de los paquetes de software modulares de gestión de los recursos humanos, que suelen integrar también: administración del personal, gestión de las contrataciones, evaluaciones, formaciones, empleos y competencias, notas de gastos, gestión de los talentos, espacio documental de RRHH, etc.

La adquisición de un sistema de gestión de tiempos y actividades integrado permite digitalizar de manera eficaz un gran número de procesos de RRHH en la empresa, con o sin pasos de validación por parte de los mánagers y gestores de RRHH.

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¿Por qué utilizar un sistema de control de asistencia y gestión de tiempos en su empresa?

MÁS EFICACIA EN LA GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS

Los software de control horario y gestión de tiempos aportan numerosas ventajas a los colaboradores encargados de la gestión de los recursos humanos.

  • Gane tiempo en la gestión diaria RRHH, reduciendo las tareas administrativas que ocupan mucho tiempo.
  • No más reintroducciones en el software de nómina.
  • Riesgo de errores de cálculo de tiempos de trabajo limitados.
  • Visión global sobre las planificaciones de ausencias y presencias.
  • Seguimiento simplificado de los datos de los empleados: la información está centralizada y segura en el software

USO DIARIO SIMPLIFICADO PARA SUS EMPLEADOS

Los empleados constatan también ventajas en la implantación de un sistema de gestión de tiempos.

  • Declaraciones de tiempos de presencia facilitadas gracias a las numerosas opciones de fichaje: terminales de fichaje táctiles modernos, fichaje desde PC, fichaje a distancia con smartphone.
  • Solicitudes de ausencia aceleradas y desmaterializadas: los responsables pueden validar las solicitudes con unos pocos clics
  • Autonomía de los empleados: pueden consultar sus saldos de horas o derechos a vacaciones directamente desde su espacio personal.

GESTIÓN DEL TIEMPO OPTIMIZADA PARA SU ORGANIZACIÓN

Finalmente, los directores ganan en tranquilidad mediante la puesta en marcha de software RRHH dedicados al seguimiento de los tiempos de presencia.

  • Mejor supervisión del seguimiento reglamentario, vía bloqueos o alertas procedentes del software RRHH.
  • Asegurar la recogida de los elementos variables de la nómina.
  • Seguimiento analítico y organización del trabajo optimizada con la ayuda de las herramientas de planificación y gestión de tiempos de trabajo.
 
¿A qué empresas está dirigido nuestro software de gestión de tiempo de trabajo?

¿A qué empresas está dirigido nuestro software de gestión de tiempo de trabajo?

La gestión de tiempos y actividades concierne a todo tipo de organizaciones con independencia del tamaño o naturaleza de su plantilla y de su sector de actividad. Tanto las empresas privadas como públicas, PYMES multinacionales e incluso asociaciones están sujetas a una serie de obligaciones de control y de medición del tiempo de trabajo. A todas las organizaciones les interesa hacer una gestión eficaz de los tiempos de trabajo y de actividad.

Más allá del aspecto de control de los tiempos de trabajo, el seguimiento analítico del tiempo dedicado a cada actividad resulta especialmente útil —con fines de estudio de la rentabilidad o de facturación— para los siguientes tipos de empresas:

  • Industrias
  • Firmas de consultoría, sea cual sea la actividad del proyecto
  • Oficinas de proyectos
  • Servicios de asistencia personal
  • Y más...

¿Quiénes utilizan las soluciones de gestión de tiempos y el seguimiento de actividades?

La gestión de tiempos y actividades afecta a todos los colaboradores de una organización. Es una de las pocas herramientas utilizada por todos los integrantes de la empresa, con independencia de su grado de responsabilidad.

Los empleados interactúan con las soluciones de gestión de tiempos para realizar lo siguiente:

  • Fichar o declarar sus tiempos de trabajo
  • Indicar el tiempo dedicado a cada actividad
  • Consultar sus programas
  • Presentar sus solicitudes de vacaciones o informar de una ausencia
  • Consultar sus contadores, expedientes de empleado o cualquier otro documento habilitado por RRHH
  • Realizar transferencias de cuenta o cualquier otro trámite de RRHH

Para ello, los empleados deben acceder al sistema de gestión de tiempos y actividades a través de un portal de RRHH. El portal de empleados, también llamado portal de autoservicio de RRHH o pantalla del colaborador, es un espacio del software dedicado a los empleados y que les guía en todos sus trámites digitales de gestión de tiempos. En aras de la movilidad, se puede acceder a él mediante PC, smartphone, tableta o terminal digital.

Los mánagers utilizan las herramientas de GTA para lo siguiente:

  • Seguir los tiempos de presencia y las ausencias de sus colaboradores
  • Elaborar programas de trabajo
  • Seguir los tiempos de actividad
  • Validar las solicitudes de vacaciones, con ayuda de una visión global de los programas de sus equipos
  • Estar informados de las anomalías: fichajes tardíos, ausencias no previstas, sobrepaso de la cuota de horas extras durante un periodo, etc.

Las soluciones de gestión de tiempos y actividades facilitan la labor de los gestores de RRHH y de la dirección de la empresa, en especial a la hora de realizar las tareas siguientes:

  • Seguir los tiempos de trabajo en el conjunto de la empresa
  • Realizar un seguimiento analítico y de la rentabilidad
  • Calcular los derechos a vacaciones, primas, contadores de tiempo individuales
  • Elaborar las nóminas.

VER EL PORTAL RRHH PERSONALIZABLE

¿Por qué implementar un software de gestión de tiempos y actividades?

Una solución de gestión de tiempos y actividades ofrece numerosas ventajas. Por lo general, la implantación de la GTA en la empresa suele responder a 5 objetivos:

Garantiza el cumplimiento del derecho laboral a los departamentos de RRHH 

  • Cumplimiento de los tiempos de reposo
  • Limitación del contingente de horas extras
  • Control automático del tiempo de trabajo y alerta en caso de superar el máximo
  • Seguimiento de los cambios en la legislación y actualizaciones
  • Y más...

Un software de Control horario FAcilita la recogida de datos sobre tiempos de trabajo 

  • Cálculo fiable de los elementos variables de nómina, sin riesgo de error
  • Extracción y transferencia de las variables de nóminas, sin necesidad de reintroducción manual
  • Posibilidad de gestionar, desde una misma herramienta centralizada, distintos tipos de contratos, convenios colectivos, etc.

Simplifica la gestión cotidiana de los recursos humanos 

  • Gestión digitalizada de las labores administrativas y de los procesos de RRHH (que generalmente se realizan en formato impreso)
  • Centralización de la información
  • Visión compartida en tiempo real

Realiza un seguimiento analítico de la actividad de los trabajadores 

  • Desglose de los tiempos de trabajo por actividad, proyecto, centro de costo, cliente o cualquier otro criterio de distribución
  • Listado de tablas de análisis del rendimiento

Una solución de RRHH para optimizar la calidad de vida en el trabajo (CVT) 

  • Intercambio y divulgación de información que refuerce la confianza de los colaboradores en la dirección y en el departamento de RRHH de la empresa
  • Autonomía de los colaboradores a la hora de consultar sus contadores o de realizar sus trámites de RRHH
  • Mejora de la gestión de equipos gracias a herramientas de ayuda a la planificación del tiempo del trabajo
  • Distribución más equitativa de las tareas y de los tiempos de trabajo (lo que garantiza la cohesión social)
  • Retención del talento

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¿Cómo elegir un software de gestión de tiempos y actividades?

Elegir una solución de gestión de tiempos y actividades adecuada es crucial, pues un sistema de GTA permanecerá en la organización durante un largo periodo de tiempo y afectará al total de la plantilla.

El criterio de selección más evidente es el relativo a las funcionalidades y opciones del software. Si embargo, existen otros 4 criterios menos conocidos pero determinantes a la hora de seleccionar una herramienta de GTA:

  • La capacidad de parametrización del sistema para adaptarlo a sus hábitos de gestión. Cada organización, con independencia de su tamaño, tiene un contexto jurídico distinto y sigue unas prácticas concretas (convenios colectivos, acuerdos de filial o entre empresas...). Por lo tanto, la herramienta debe poder amoldarse a su organización y a los cambios que se produzcan en ella con el paso del tiempo. Así, la parametrización de la solución elegida deberá ser evolutiva y poder ser controlada directamente por los gestores de RRHH, de tal forma que estos puedan adaptarla a cada contexto. Esto supone una garantía de restitución de datos fiables a lo largo del tiempo.
  • La ergonomía: una solución de gestión de tiempos es una de las pocas herramientas que comparten todos los colaboradores de la empresa, sea cual sea su nivel jerárquico. La herramienta deberá ofrecer una experiencia de uso óptima, de forma que pueda garantizar un uso fluido por parte de empleados y mánagers. Para que todos los colaboradores puedan adoptar la solución, las acciones deben resultar sencillas y prácticas.
  • La capacidad de integración de la solución con otros programas de nóminas o planificación de recursos empresariales (ERP) y su compatibilidad con su sistema de información existente son fundamentales para poder optimizar la gestión de la organización.
  • Los servicios asociados: auditoría, selección de funciones, parametrización y despliegue, formación, servicio de asistencia… y, en definitiva, un sinfín de servicios que precisan una asistencia de calidad. Puesto que es probable que el sistema de GTA que elija le acompañe durante mucho tiempo, confíe en los expertos para evitar errores.

¿Cómo elegir un software de gestión de tiempos y actividades?
 

¿Cómo habilitar una gestión de tiempos y actividades eficaz y práctica?

Existen varios pasos decisivos para implementar con éxito una solución de GTA; deberá conceder a cada uno de ellos la importancia que merece para disfrutar plenamente de todas las ventajas que le ofrece su solución de gestión de tiempos y actividades.

Dedicar tiempo a definir los requerimientos

Antes incluso de decidir el proveedor, es fundamental que determine cuáles son sus requerimientos y qué expectativas tiene del sistema de gestión de tiempos y actividades.

A continuación le ofrecemos una lista de preguntas que le serán de ayuda:

  • ¿Quiénes serán los usuarios de la solución de GTA? ¿Cuáles serán sus funciones? ¿Qué acciones se deberán llevar a cabo?
  • ¿Cómo se organiza el tiempo de trabajo en su organización? ¿Existen distintos perfiles o tiempos de trabajo? ¿Está su organización sujeta a varios convenios?
  • ¿Cómo puede integrar este sistema con el software y los procedimientos ya implantados?
  • ¿Cuenta internamente con las competencias y los conocimientos necesarios para abordar y seguir el proyecto?
  • ¿Qué funciones son de especial interés para usted?
  • ¿Qué ventajas espera obtener? Tiempo transcurrido, costes, calidad de vida en el trabajo, igualdad, etc.

Este paso de reflexión le permitirá esbozar un primer pliego de especificaciones concreto. No olvide tener en cuenta los posibles obstáculos y riesgos del proyecto.

No dude tampoco en anotar los puntos sensibles o de riesgo para la organización que podrían comprometer el éxito de su proyecto de implementación de la GTA. Por ejemplo, el desconocimiento de la reglamentación en materia de los tiempos de trabajo de uno de los convenios de la empresa podría dar lugar a errores en la parametrización y generar un riesgo jurídico importante.

Hacerse con una SOLUCIÓN DE GESTIÓN DEL TIEMPO adaptada, evolutiva y eficaz

Muchas empresas no se toman el tiempo de estudiar este punto con detenimiento y acaban descubriendo que han elegido un proveedor o una herramienta que no se ajustan a su perfil ni a sus expectativas.

No dude en transmitir a los posibles proveedores cualquier pregunta que considere necesaria sobre el uso diario y las posibilidades del sistema que ofrecen. Solicite una demostración con casos concretos que reflejen sus particularidades.

Nuestros equipos estarán a su entera disposición para presentarle nuestras soluciones por medio de demostraciones personalizadas y para responder a todas sus preguntas.

Dedique el tiempo que sea necesario a descubrir los equipos y servicios que ofrece cada proveedor.

Si bien las prestaciones técnicas del software de GTA son importantes a la hora de tomar la decisión, no son lo único que deberá tener en cuenta.

Cualquier herramienta, por eficaz que sea, pierde todo su interés si el servicio de atención al cliente no está a la altura. Solicite conocer a los equipos que le asistirán en el uso del software. Compruebe su disponibilidad, los canales de comunicación que utilizan, la satisfacción de los clientes existentes, y también los distintos servicios que se incluyen en la suscripción (asistencia, actualizaciones, reparación de averías, etc.).

Dedicar el tiempo y los recursos necesarios a la parametrización de la herramienta

El paso de despliegue y de parametrización del software de GTA no es precisamente pan comido y, para muchos equipos de RRHH, puede resultar engorroso. Sin embargo, es la piedra angular del éxito de su proyecto de gestión y de seguimiento del tiempo. En este paso crucial, es importante contar con toda la ayuda posible del editor de la solución para garantizar el retorno de la inversión.

Desde 1987, nos dedicamos a ayudar a las empresas con procedimientos de eficacia contrastada. Le garantizamos una parametrización conforme con la legislación y con los acuerdos de filial en vigor, y realizamos pruebas para verificar que los resultados obtenidos se ajustan a las expectativas. Asimismo, garantizamos la formación en nuestras herramientas, de manera que disfrute de la autonomía necesaria para la gestión cotidiana de su solución de GTA.

Informar y asistir a los empleados en la adopción de la herramienta de GESTIÓN DE TIEMPOS Y ACTIVIDADES

Es fundamental que sus equipos de RRHH respalden el proyecto y aseguren su promoción y su comunicación internamente, de forma que sea bien acogido e integrado por el resto de los empleados de la organización.

Prácticas recomendadas para garantizar la adopción de la herramienta de GTA por parte de los empleados:

  • Designar a un jefe de proyecto de GTA
  • Emprender un proceso de transición destinado a los colaboradores
  • Organizar sesiones de presentación de la solución de gestión de tiempos
  • Designar a empleados «embajadores de la solución» que hayan probado previamente los procedimientos implantados y que puedan guiar a sus compañeros.
  • Concienciar a los empleados sobre la importancia de la GTA y sobre las ventajas inmediatas que les aporta: autonomía de consulta de sus tiempos de trabajo, agilización de las validaciones, transparencia, etc.
  • Abrir un espacio «Preguntas y respuestas» dedicado a la implementación de la GTA.

¿Cómo habilitar una gestión de tiempos y actividades eficaz y práctica?

¿Cómo se calcula el retorno de la inversión (ROI) de un software de gestión de tiempos y actividades?

Dar por sentado que el ROI de una inversión en GTA se calcula aplicando una fórmula sería simplista y, por tanto, engañoso. En la práctica, depende de diversos parámetros: estado anterior del seguimiento de tiempos (100 % impreso, parcialmente digitalizado…), complejidad de la organización (varios convenios, varias localizaciones, plantilla…), particularidades de la actividad (anualización, programas complejos…), etc.

No obstante, la experiencia demuestra que el retorno de la inversión de un sistema de gestión de tiempos es muy rápido gracias a la automatización de tareas administrativas que, de otro modo, consumen una gran cantidad de tiempo a equipos de RRHH y mánagers:

  • Organización optimizada con programas diarios y compartidos
  • Seguimiento preciso del tiempo realizado
  • Alertas más rápidas

También ganará en rentabilidad tras solo unos meses de uso.

Aparte de las ganancias estrictamente económicas y de tiempo, puede esperar otras ventajas derivadas de la optimización de la GTA: mejora del ambiente de trabajo, mayor igualdad, calidad de vida en el trabajo, confianza en la dirección, etc. Los gestores de RRHH pueden dedicarse a misiones con un mayor valor añadido y centrarse en optimizar el capital humano.

Seguimiento del tiempo de trabajo
 

Kelio, especialista europeo en sistemas de control de asistencia y gestión del tiempo

Kelio es editor de software de control horario y fabricante de terminales de fichaje desde hace más de 35 años. Implantado en Europa, la empresa propone sus soluciones a más de 35 000 clientes, en más de 60 países. Más de 5 millones de empleados utilizan las soluciones software y hardware Kelio a diario.

La empresa Kelio está presente en España desde hace años y propone sus soluciones a empresas y administraciones de todos los tamaños y de todos los sectores de actividad.

Kelio diseña, fabrica e instala sus propios terminales de fichar con el fin de asegurar una perfecta compatibilidad con el software y proponer opciones innovadoras para facilitar el trabajo de sus colaboradores: correcciones de fichajes, mensajería instantánea, sondeos, buzón de sugerencias,...

A partir de la Gestión de tiempos, Kelio, sistema de gestión global, permite gestionar:

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