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SIMPLIFIQUE LA GESTIÓN DE LAS RESERVAS DE SUS SALAS DE REUNIONES CON KELIO

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Muchas empresas utilizan Outlook para gestionar las reservas de sus salas de reuniones.

A pesar de ello, son muchos los conflictos en las reservas y la utilización de las salas no está optimizada. No en vano, es habitual que una sala reservada esté ya ocupada o, por el contrario, que no se utilice.

Gestión simplificada de las salas de reuniones

Kelio Reserva, para la reserva de salas de reuniones, es la solución ideal para completar su herramienta Outlook®. Bodet Software ha desarrollado una pasarela entre Outlook® y sus soluciones de control de acceso Kelio para optimizar la gestión de las reservas.

La información relativa a sus reuniones, organizadas a través de Outlook®, se transmite automáticamente a nuestros terminales táctiles Kelio Visio, que indican las reservas en curso.

Si su reunión termina antes de lo previsto, tiene la posibilidad de cerrar su reunión con el fin de que la sala esté disponible para su reserva.

Reserva de salas

En muchas ocasiones, dentro de las rutinas habituales de las empresas, el hecho de reservar una sala se convierte en una disputa por un espacio que reúne las condiciones perfectas para entablar una reunión importante.

Esas salas de reuniones y eventos, necesitan ser gestionadas de una forma inteligente, con el fin de evitar disgustos, malos entendidos y mala imagen de cara al cliente final, o a posibles proveedores.

Es por esto, que la herramienta Kelio de Bodet de reserva de salas se ha acogido de una manera excepcional en la gestión rutinaria de las empresas, y a día de hoy es una de las soluciones estrella de Bodet dentro de lo que supone el control de accesos de las compañías.

El sistema de funcionamiento de este sistema de reserva de salas es muy sencillo y simplificado.

Una vez que la reserva se ha realizado a través de una aplicación para ello, se facilita por Outlook esa información acerca de la reserva a todos los terminales Kelio Visio, de forma que con un vistazo general se podrá apreciar si la sala está ocupada y durante cuanto tiempo, si la reunión terminará antes de lo esperado y se podrá reservar con a la siguiente sesión con algo de antelación, o bien, si la sala se queda libre y se puede acceder a ella para cualquier otro asunto que no requiera de reserva.

Como se puede observar, se trata de una forma muy eficaz de que los empleados tengan la información que precisan acerca de la sala que quieren reservar, sin interrupciones y sin reuniones en lugares improvisados y de poca calidad de cara a los clientes y proveedores.

El sistema de reservas de sala en las empresas tiene nombre propio, Kelio Reserva es la respuesta a todas las cuestiones de reserva de salas que puedan tener nuestros clientes.

De forma complementaria a la herramienta Outlook, con Kelio Reserva se establece un acceso totalmente seguro a las salas de reuniones, así como a todo el material necesario para la reunión que se encuentre dentro de la sala reservada.

Y también se puede reservar en el terminal táctil que se encuentra situado en las entradas de todas las salas de reuniones, de forma que no solo se pueda reservar con antelación, sino también en el mismo momento, al comprobar que la sala se encuentra disponible.

Además en dichos terminales se podrá visualizar toda la información sobre la sala, las horas que se encuentra reservada al día, el nombre del empleado que la ha reservado, y todo tipo de información que facilite la gestión del tiempo y los accesos en el ámbito de las salas de reuniones.

Una vez más, contar con Bodet facilita la vida diaria en el trabajo, porque ofrecemos soluciones de control de accesos para optimizar cualquier proceso en los recintos, tanto en entradas y salidas de personal, como en la reserva eficaz de salas de reuniones.

Acceso seguro a las salas de reuniones

Con Kelio Reserva, la herramienta de reserva de salas, se garantiza el acceso seguro a sus salas de reuniones. Sus proyectores y sus materiales sensibles estarán en un lugar seguro, ya que solo el organizador y los participantes de la reunión estarán autorizados a abrir la sala con su credencial durante el tiempo de la reserva.

Reserva directa en el terminal táctil en la entrada de la sala de reuniones

Los terminales táctiles Kelio, instalados en la entrada de las salas de reuniones, le permiten visualizar la disponibilidad de una sala en tiempo real. Si no está ocupada, puede reservarla directamente en el terminal táctil Kelio Visio e invitar a los participantes, que recibirán una notificación en su calendario de Outlook®. Indique los horarios de inicio y fin de la reunión y podrá empezar a trabajar.

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