Qué implica en el control presencial de las oficinas
La situación en el lugar de trabajo está cambiando debido al creciente aumento del trabajo virtual.
En la actualidad, algunos trabajadores no pasan todo el tiempo en la oficina, ya que algunas tareas se pueden realizar desde casa.
Saber cuánto tiempo pasan nuestros colaboradores en sus puestos de trabajo se puede convertir en una difícil labor si parte de sus obligaciones las realiza desde su hogar.
El acceso al puesto de trabajo, el registro de las asistencias y las faltas, los retiros fuera del horario de oficina requieren de un seguimiento preciso para el sector de Recursos Humanos.
Te contamos cómo llevar un control presencial ayuda a optimizar las tareas en la oficina.
CONTROL PRESENCIAL DE LAS OFICINAS: DISPOSITIVOS QUE FACILITAN LA TAREA
El avance de la tecnología aplicado a la gestión del control presencial en la empresa ha facilitado la vida cotidiana.
En un primer momento, los registros de entrada y salida se hacían de forma manual.
Solo se podía apuntar el horario de ingreso y de salida.
Pero, ¿cuánta información importante quedaba sin registrarse?
Un control de presencia en una oficina permite contabilizar las horas realizadas por cada trabajador de manera automática y efectiva.
Esto supone contabilizar el tiempo que existe entre las entradas y las salidas, las horas extras y las horas que el colaborador no ha cumplido en su jornada laboral.
Ya no más papeleo poco claro, fichas perdidas y confusión.
La incorporación de nuevos dispositivos permitió modernizar los controles a la hora de acceder al lugar de trabajo.
En la actualidad, existen diferentes tipos de control de presencia como la biometría, la huella dactilar, sistemas de proximidad RFID mediante tarjetas, llaveros o pulseras.
Estos métodos permiten fichar de diversas maneras, algo que mejora la gestión del tiempo y la seguridad en las oficinas.
CONTROL DE PRESENCIA EN LA OFICINA: PARA QUE SIRVE
Toda empresa necesita tener un registro de las horas trabajadas de cada colaborador, ya sea de tiempo completo o parcial.
A su vez, quienes han realizado horas extras o estuvieron ausente por algún motivo.
El software Kelio permite registrar cada movimiento de manera automatizada y moderna.
Para ello, el empleado debe estar en el lugar de trabajo para registrar su hora de ingreso y su hora de salida con el método que se haya decidido utilizar.
En el dispositivo se configura las horas que el empleado debe trabajar. Dicho dispositivo se encarga de efectuar una comparativa entre lo configurado y lo marcado por el colaborador.
De esta manera, con un control de presencia podemos saber las horas que el empleado pasa en su oficina y las que debería realizar.
Con un control de presencia se pueden generar informes para luego ser utilizados para tomar mejores decisiones y acciones que optimicen la productividad laboral.
CONTROL DE PRESENCIA EN LA OFICINA: LA SEGURIDAD
La seguridad de las personas y de los bienes es una preocupación para todas las empresas.
Frente a esta situación, poner en marcha un sistema de control de presencia colabora en la protección de los empleados, los bienes y las mercancías.
El control de presencia permite identificar a las personas que se encuentran en la instalación, ya sean empleados o visitantes.
Hablamos de un software que se programa con múltiples criterios como identidad, zonas, horarios, habilitaciones específicas, permitiendo controlar el flujo de personas de forma precisa.
Esto ayuda también a prevenir intrusiones de personas no autorizadas y disuadir actos de vandalismo. En caso de un evento de acceso no deseado, se recibe una alerta.
La supervisión en tiempo real ayuda a detectar rápidamente cualquier anomalía. Incluso, se puede controlar la apertura de acceso y la video-vigilancia a distancia.
Un control de presencia mejora el cumplimiento de las normas y obligaciones de seguridad de ciertos sectores de actividad.
A su vez, reduce los costes vinculados con los seguros o aquellos producidos por la reparación de cualquier daño ocasionado.
CONTROL DE PRESENCIA EN LA OFICINA: VENTAJAS
Llevar un control de presencia en la oficina ofrece los siguientes beneficios:
- Saber si el trabajador cumple de manera adecuada su jornada laboral.
- Detectar si existen retrasos a la hora de entrada o absentismo laboral.
- Tener al día vacaciones y días festivos de los colaboradores.
- Conocer quién está en su puesto de trabajo en cualquier momento.
- Saber si se deben horas al colaborador o este debe a la empresa.
- Gestionar turnos y realizar horarios flexibles.
- Controlar ausencias injustificadas.
- Saber con precisión cuántos empleados se encuentran dentro de la instalación en caso de emergencia.
- Sincronizar el consumo de energía. La iluminación, la calefacción y la climatización se gestiona en función de los accesos y los fichajes.
Si buscas gestionar de manera eficiente el control de presencia en tus oficinas, en Kelio estamos para asesorarte.
