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Cómo reservar sala con terminales Kelio Visio

Fichador intuitivo Kelio Visio

Gestionar reuniones de trabajo algunas veces se torna una tarea complicada. Ya sea por escasez de espacio o por falta de organización del mismo, lo cierto es que se presentan situaciones en las que las personas terminan disputando una misma sala en el mismo horario.

Para evitar este tipo de inconvenientes, Kelio Visio te ofrece un software para reservas de salas que cambiará definitivamente la forma de planificar todo tipo de reuniones y eventos con tus empleados y clientes. Ya no más duplicaciones de tiempos ni conflictos internos.

 

 

GESTION DE RESERVA DE SALA DE REUNIONES

A la hora de reservar salas de reuniones, Kelio Visio te proporciona un sistema sencillo e intuitivo que permite hacerlo más efectivo y sin errores.

A través de la herramienta Outlook, puedes acceder a las soluciones de control de acceso para optimizar la reserva de salas en la empresa.

Cuando la reserva se considera correctamente optimizada, es cuando esa información se transmite por Outlook a los terminales táctiles Kelio Visio. De esta manera, podrás saber si la sala continúa disponible o si la reunión finaliza antes de lo previsto.

La terminal táctil Kelio es la mejor opción para reservar salas de forma directa y sin contratiempos. En tiempo real te permite visualizar si está reservada o no.

Problemas frecuentes como una doble reserva, una sala reservada pero no ocupada, interrupciones de reuniones y la degradación de los equipos pueden evitarse gracias a Kelio Visio.

En pocas palabras, se trata de que todos los sectores de la empresa gestionen sus reuniones sin experimentar duplicaciones o interrupciones al momento de reunirse, en especial, con clientes y proveedores.

LA SEGURIDAD EN EL ACCESO A LAS SALAS

La gestión de las salas de reuniones controladas bajo el sistema de Kelio Reserva garantiza el acceso seguro a las salas. De esta manera, el equipamiento y los materiales que se emplean cuentan con mayor seguridad, ya que solo las personas autorizadas a ingresar a la sala tendrán contacto con estos.

Kelio Reserva de salas es un módulo creado para gestionar las reservas de salas de una manera más rápida y efectiva. A su vez, evita inconvenientes y protege el equipo presente en la sala de reunión.

COMO FUNCIONA LA RESERVA DE UNA SALA CON KELIO VISIO

El software Kelio en combinación con los terminales Kelio Visio X7 y sus calendarios corporativos (Outlook o calendarios sobre Exchange) es una solución acertada para supervisar y facilitar la gestión de todas tus salas de reuniones.

Una vez que realizas el vínculo entre Outlook y las soluciones de control de accesos Kelio, es posible reservar tus salas a través del calendario Outlook.

La información contenida en la agenda es transmitida de manera automática a los terminales, mostrando las reservas en curso frente a cada sala de reunión.

SINCRONIZA LAS RESERVAS PARA UNA OPTIMA OCUPACION LAS SALAS

Para garantizar la efectividad de la reserva de una reunión, ten presente los siguientes puntos:

  • Crea una reunión en tu agenda Outlook y los detalles se transmitirán al terminal asociado a la sala de reunión. Esto evitará la ocupación inesperada de la sala.
  • Sobre el terminal Kelio Visio X7: cuando encuentres una sala disponible, crea una reunión sobre la pantalla del terminal. Los participantes convocados recibirán un aviso en su calendario.
  • Si tu reunión termina antes de lo previsto, puedes liberar la sala sobre el terminal a la entrada de la misma.

Una ventaja que brinda las terminales Kelio es que el acceso a las salas se encuentra protegido. Si las salas de reunión están desocupadas, el acceso queda bloqueado para asegurar los equipos de la sala: pantalla, ordenador, videoproyector, etc.

Durante la reunión, la sala se indica como ocupada y no accesible a cualquier individuo que ha sido invitado. Solo el organizador y los invitados tienen acceso a la sala, únicamente durante la reserva.

La gestión de las reservas se puede realizar a través de un ordenador, un móvil o de un terminal a la entrada de la sala.

No pierdas más tiempo. Kelio Visio te brinda un software ideal para gestionar las reuniones de la empresa de una manera más rápida y efectiva.

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