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Especialistas del tiempo

Gestiona la reserva de tu sala de reuniones

Cuando se trata de organizar una reunión laboral en cualquier departamento de una empresa, por lo general, surgen algunos conflictos que se salen de las manos de los organizadores, por ejemplo, coincidir en horarios o en lugares para dichas reuniones.

Y es que, aunque la reserva de tu sala de reuniones se lleve a cabo por el ya conocido Outlook, es normal que se presenten ciertos errores.

Por ejemplo, puede suceder y quizás te sientas identificado con esta situación: en la aplicación hay una sala libre para disponer de ella, pero finalmente al llegar el día te das cuenta de que ya está ocupada, y que todo fue un error de Outlook que no actualizó en tiempo real todas las reservas.

¿Te ha pasado? Pues esto es más común de lo que te imaginas, consúltanos tus dudas aquí.

¿Cómo solucionar los inconvenientes con la reserva de tu sala de reuniones?

Existe una solución a las situaciones que acabamos de mencionar, permitiendo así que puedas realizar la reserva de tu sala de reuniones de una forma sencilla, y a la vez, optimizando de forma natural los espacios y tiempos de cada reunión.

Esta es una herramienta que funciona como complemento a la gestión que se lleva a cabo desde Outlook en la reserva de salas de reuniones.

En líneas generales, el proceso de reserva es muy completo, porque se tienen en cuenta cada uno de los detalles que están involucrados en la reserva de los espacios de reuniones.

Esta terminal táctil instalada en la entrada de cada sala de reunión te va a permitir gestionar todos los espacios dispuestos para reuniones en la empresa.

Así, se logra una optimización del tiempo al ejecutar reuniones con empleados, proveedores, firmas de contratos, entre otras labores cotidianas que se llevan a cabo dentrol de las organizaciones.

Además, permite:

  • Visualizar la disponibilidad de las salas.
  • Gestionar la reserva de tu sala de reuniones directamente desde la terminal.
  • Consultar en tiempo real las reservas en curso.
  • Controlar el acceso a las salas de reuniones, es decir, solo los participantes tendrán la autorización para acceder a la sala durante el tiempo reservado.

 

RESERVAS QUE SE SINCRONIZAN Y OPTIMIZAN LA OCUPACION DE LAS SALAS

Debes saber que esta herramienta no reemplaza al Outlook; no, lo que hace es funcionar como un complemento. Por esto, cualquier reunión que se cree en la aplicación se transfiere automáticamente a los terminales instalados.

Al crear o modificar una reserva desde el terminal, los participantes de una reunión recibirán una notificación en su calendario de Outlook.

La mejor forma de saber que estas herramientas están funcionando correctamente es viendo el rendimiento que se desarrolla en esta labor.

Es decir, analizando el tiempo que se emplea realizando la reserva de tu sala de reuniones, y posteriormente viendo que no existe ningún contratiempo en dicha gestión.

Además, si la reunión termina antes de lo previsto, existe la posibilidad de cerrarla directamente desde el terminal, y así la sala volverá a quedar disponible de forma inmediata en Outlook.

 

INDISPENSABLE SEGURIDAD EN LA RESERVA DE SALAS

Es primordial que tanto proyectores, como ordenadores u otros equipos sensibles estén siempre seguros. Por tal motivo, solo el organizador y los participantes de la reunión serán las personas autorizadas para abrir la sala con una tarjeta durante el tiempo de la reserva.

Además, en caso de q!ue ocurra un accidente, siempre tendrás toda la información sobre la reserva de tu sala de reuniones.

En conclusión, con un sistema adecuado para la reserva de tu sala de reuniones que funciona como complemento a Outlook, vas a darte cuenta de que el tiempo para gestionar reservas y para llevarlas a cabo será mínimo y sin ningún traumatismo.

Por otra parte, siempre darás solución a los requerimientos de los empleados de forma casi inmediata y de forma muy concreta.

Por supuesto, la confianza que genera el tener instalado un terminal de este tipo en la compañía genera confianza a la hora de necesitar realizar la reserva de una sala de reuniones.

Entonces, no podemos darte razones más poderosas que las que te acabamos de compartir, para que por fin decidas dar solución a los inconvenientes a la hora de programar una reunión.

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