GESTION DE RESERVA DE SALA DE REUNIONES

A la hora de reservar salas de reuniones, Kelio Visio te proporciona un sistema sencillo e intuitivo que permite hacerlo más efectivo y sin errores.

A través de la herramienta Outlook, puedes acceder a las soluciones de control de acceso para optimizar la reserva de salas en la empresa.

Cuando la reserva se considera correctamente optimizada, es cuando esa información se transmite por Outlook a los terminales táctiles Kelio Visio. De esta manera, podrás saber si la sala continúa disponible o si la reunión finaliza antes de lo previsto.

La terminal táctil Kelio es la mejor opción para reservar salas de forma directa y sin contratiempos. En tiempo real te permite visualizar si está reservada o no.

Problemas frecuentes como una doble reserva, una sala reservada pero no ocupada, interrupciones de reuniones y la degradación de los equipos pueden evitarse gracias a Kelio Visio.

En pocas palabras, se trata de que todos los sectores de la empresa gestionen sus reuniones sin experimentar duplicaciones o interrupciones al momento de reunirse, en especial, con clientes y proveedores.

LA SEGURIDAD EN EL ACCESO A LAS SALAS

La gestión de las salas de reuniones controladas bajo el sistema de Kelio Reserva garantiza el acceso seguro a las salas. De esta manera, el equipamiento y los materiales que se emplean cuentan con mayor seguridad, ya que solo las personas autorizadas a ingresar a la sala tendrán contacto con estos.

Kelio Reserva de salas es un módulo creado para gestionar las reservas de salas de una manera más rápida y efectiva. A su vez, evita inconvenientes y protege el equipo presente en la sala de reunión.

COMO FUNCIONA LA RESERVA DE UNA SALA CON KELIO VISIO

El software Kelio en combinación con los terminales Kelio Visio X7 y sus calendarios corporativos (Outlook o calendarios sobre Exchange) es una solución acertada para supervisar y facilitar la gestión de todas tus salas de reuniones.

Una vez que realizas el vínculo entre Outlook y las soluciones de control de accesos Kelio, es posible reservar tus salas a través del calendario Outlook.

La información contenida en la agenda es transmitida de manera automática a los terminales, mostrando las reservas en curso frente a cada sala de reunión.

SINCRONIZA LAS RESERVAS PARA UNA OPTIMA OCUPACION LAS SALAS

Para garantizar la efectividad de la reserva de una reunión, ten presente los siguientes puntos:

• Crea una reunión en tu agenda Outlook y los detalles se transmitirán al terminal asociado a la sala de reunión. Esto evitará la ocupación inesperada de la sala.
• Sobre el terminal Kelio Visio X7: cuando encuentres una sala disponible, crea una reunión sobre la pantalla del terminal. Los participantes convocados recibirán un aviso en su calendario.
• Si tu reunión termina antes de lo previsto, puedes liberar la sala sobre el terminal a la entrada de la misma.

Una ventaja que brinda las terminales Kelio es que el acceso a las salas se encuentra protegido. Si las salas de reunión están desocupadas, el acceso queda bloqueado para asegurar los equipos de la sala: pantalla, ordenador, videoproyector, etc.

Durante la reunión, la sala se indica como ocupada y no accesible a cualquier individuo que ha sido invitado. Solo el organizador y los invitados tienen acceso a la sala, únicamente durante la reserva.

La gestión de las reservas se puede realizar a través de un ordenador, un móvil o de un terminal a la entrada de la sala.

No pierdas más tiempo. Kelio Visio te brinda un software ideal para gestionar las reuniones de la empresa de una manera más rápida y efectiva.